Informations aux personnes invitées

Le lien que vous avez reçu vous a été envoyé par un professionnel — un cabinet, une entreprise ou un indépendant — qui utilise Tracelia pour son travail. C’est lui qui a ouvert le dossier, c’est lui qui vous a demandé ces informations, et c’est lui qui décide de ce qui en est fait. En droit, on l’appelle le responsable de traitement.

FortyTwoFlow SAS édite et héberge Tracelia. Ce que vous déposez dans le dossier — vos réponses, vos photos, vos documents — nous le conservons et le transmettons pour le compte de ce professionnel, sur ses instructions, sans nous en servir à nos propres fins. En droit, on nous appelle le sous-traitant. Cette répartition est décrite à la section 1 de la politique de confidentialité.

Il y a une exception, et elle ne porte pas sur le contenu de votre dossier : pour que la plateforme reste sûre et disponible, nous relevons pour notre propre compte des informations techniques sur son fonctionnement — les erreurs rencontrées, des mesures de rapidité, et, lorsqu’une erreur survient, le déroulé de la séquence qui l’a provoquée, où vos textes et vos saisies sont masqués. Sur ce point précis, c’est nous qui décidons et non le professionnel. Ces informations ne servent ni à la publicité, ni à la mesure d’audience, ni à vous profiler. Le détail figure à la section 3 de la politique de gestion des cookies.

Nous ne connaissons pas ce qui se joue entre ce professionnel et vous. Pour toute question qui porte sur le dossier lui-même — pourquoi ces informations, ce qu’il compte en faire, quand il vous répondra — l’interlocuteur est lui. Son nom figure sur le message qui vous a invité, avec l’adresse e-mail qu’il a indiquée le cas échéant ; à défaut, répondre à ce message peut ne mener nulle part, et la section 8 vous dit alors comment nous joindre.

L’éditeur de la plateforme est :

• FortyTwoFlow SAS, société par actions simplifiée
• Siège social : 73 Allée Kléber, 34000 Montpellier, France
• Contact : contact@fortytwoflow.ai

Vous transmettez ce que le formulaire vous demande : des réponses aux questions posées, des photos, parfois des documents que vous choisissez de joindre. Le professionnel s’en sert pour instruire son dossier et vous répondre.

Vos réponses sont enregistrées au fur et à mesure, avant même que vous ayez terminé : vous pouvez vous interrompre et reprendre plus tard sans rien perdre. Certaines questions doivent être renseignées pour que le dossier puisse être transmis ; si l’une d’elles vous met mal à l’aise, dites-le au professionnel plutôt que d’y répondre approximativement.

Prenez le temps de regarder ce que vous envoyez. Une photo peut montrer plus que ce que vous vouliez montrer, et un document joint peut contenir des informations qui ne servent pas au dossier.

Vos informations peuvent être analysées par des outils automatisés, afin d’aider le professionnel à préparer son travail. Ces outils ne décident rien à votre sujet : c’est le professionnel qui analyse, conclut et signe. Ce point est précisé à la section 10 de la politique de confidentialité.

C’est le professionnel qui vous a invité qui détermine pourquoi vos informations sont collectées et sur quel fondement juridique. Nous ne le choisissons pas à sa place et nous ne pouvons donc pas vous l’indiquer ici : demandez-le-lui, il est tenu de vous répondre.

La case que vous cochez avant de commencer enregistre votre accord pour poursuivre, et la date à laquelle vous l’avez donné. Elle est conservée avec le dossier, comme trace de ce choix.

Si vous changez d’avis après avoir transmis votre dossier, écrivez au professionnel : c’est lui qui peut décider de ce qu’il advient de vos informations.

Le relevé technique décrit à la section 1 est le seul traitement dont nous répondons nous-mêmes. Il repose sur notre intérêt légitime à assurer la sécurité et la disponibilité du Service (article 6.1.f du RGPD), et vous pouvez vous y opposer : voir la section 6.

Le professionnel qui vous a invité, et les personnes habilitées de son organisation. Aucune autre organisation cliente de Tracelia : chaque dossier est cloisonné.

Chez nous, seules les personnes dont le travail l’exige — exploitation, support, sécurité — peuvent accéder aux données, et ces accès sont tracés. Les mesures de sécurité sont décrites à la section 7 de la politique de confidentialité.

Vos informations sont hébergées dans l’Union européenne, en France. Certains traitements automatisés font appel à des prestataires techniques, dont l’un peut intervenir depuis les États-Unis dans le cadre des garanties prévues par le RGPD. La liste complète de ces prestataires et leur rôle figurent à la section 3 de la politique de confidentialité, et l’encadrement des transferts hors Union européenne à la section 5.

Vos informations vivent avec le dossier du professionnel, pas avec vous : c’est lui qui fixe la durée pendant laquelle elles sont conservées, dans les limites décrites à la section 6 de la politique de confidentialité. Selon la nature du dossier, cette durée peut être longue.

Nous ne les supprimons pas de notre propre initiative, et nous ne pouvons pas non plus les supprimer sans son accord. Une demande de suppression doit donc lui être adressée (voir la section 6 ci-dessous).

Le RGPD vous donne des droits sur vos informations : y accéder et en obtenir une copie, les faire corriger, en demander l’effacement ou la limitation, vous opposer à un traitement, et récupérer celles que vous avez fournies. La liste complète et les délais de réponse figurent à la section 9 de la politique de confidentialité.

Adressez votre demande d’abord au professionnel qui vous a invité : c’est lui qui décide de votre dossier, et c’est donc lui qui peut y donner suite. Son message vous donne son nom, et son adresse e-mail s’il en a indiqué une. Si vous ne savez pas à qui écrire, ou si votre demande reste sans réponse, écrivez-nous à contact@fortytwoflow.ai : nous la transmettrons au professionnel concerné ou nous l’assisterons dans sa réponse. Nous pourrons avoir à vérifier votre identité avant d’y donner suite.

Une exception : si votre demande porte sur le relevé technique décrit à la section 1 — vous y opposer, par exemple — adressez-la-nous directement, puisque c’est nous qui en décidons.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 (www.cnil.fr).

Le lien qui vous a été envoyé est personnel et temporaire. Il cesse de fonctionner au bout d’un certain temps — la durée est fixée par le professionnel — et le message qui vous l’a transmis en indique l’échéance. S’il expire avant que vous ayez terminé, demandez-lui un nouveau lien : vos réponses déjà enregistrées sont retrouvées, rien n’est à ressaisir. Ne le transférez à personne : quiconque l’ouvre voit le dossier.

Pendant votre visite, un cookie technique nommé re_session garde votre session ouverte pour que vous n’ayez pas à recliquer sur le lien à chaque page. Il ne sert qu’à cela et ne suit pas votre navigation ailleurs. S’y ajoute l’outil de supervision technique décrit à la section 1, qui garde un identifiant de diagnostic dans votre navigateur. Ni l’un ni l’autre ne sert à la publicité ou à la mesure d’audience. Le détail figure dans la politique de gestion des cookies.

Après transmission, vous gardez un accès en lecture à ce que vous avez envoyé, pendant une durée limitée. Vos réponses ne sont alors plus modifiables. Lorsque cet accès prend fin, cela ne signifie pas que vos informations ont été effacées : elles restent dans le dossier du professionnel.

Pour toute question sur votre dossier — ce qui vous est demandé, où il en est, ce qu’il devient — l’interlocuteur est le professionnel qui vous a invité. Son nom figure sur le message que vous avez reçu, ainsi que l’adresse e-mail qu’il a indiquée le cas échéant.

Pour une question sur la plateforme elle-même, ou si vous ne parvenez pas à le joindre :

• Par e-mail : contact@fortytwoflow.ai
• Par courrier : FortyTwoFlow SAS, 73 Allée Kléber, 34000 Montpellier, France

Notre référent protection des données est joignable à la même adresse.